Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Umowa spółki to najważniejszy dokument regulujący funkcjonowanie przedsiębiorstwa i prawa oraz obowiązki wspólników. Bez spisania umowy spółka nie istnieje – sąd rejestrowy odmówi wpisania do KRS podmiotu, który nie przedłożył dokumentów rejestrowych, a wśród nich właśnie umowy. Przepisy Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.) określają, jakie elementy musi zawierać taki dokument.

Forma założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – czy konieczny jest akt notarialny spółki?

Stosunkowo do niedawna przepisy wymagały, aby umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością była sporządzona w formie aktu notarialnego. Od pewnego czasu dopuszczalny jest także inny wariant: spółkę można zarejestrować korzystając z systemu S24, zarządzanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. To wygodny i szybki sposób, ale wiąże się z różnymi ograniczeniami. Przede wszystkim wspólnicy korzystający z elektronicznego szablonu nie mogą wprowadzać niestandardowych postanowień, co uniemożliwia dostosowanie umowy do nietypowych, ale zgodnych z prawem, potrzeb wspólników.

Przewagę ma tu umowa spółki w formie aktu notarialnego: daje wspólnikom większą swobodę w zakresie regulowania kształtu powoływanego podmiotu.

Co powinna zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Art. 157. § 1 K.s.h. reguluje, jakie elementy dotyczące spółki powinny znaleźć się w umowie:

• Firma i siedziba spółki – firma nazwa spółki oraz wskazanie formy prawnej („spółka z o.o.” lub „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” jako integralna część nazwy). Siedzibą jest miejscowość, w której siedzibę ma organ zarządzający spółką – siedziba to nazwa miejscowości, a nie konkretny adres.
• Przedmiot działalności spółki – określenie tego, czym będzie się zajmowała spółka.
• Wysokość kapitału zakładowego – kapitał zakładowy może mieć formę pieniężną lub niepieniężną (aport).
• Czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział – wspólnicy decydują, czy mogą posiadać więcej niż jeden udział. Z reguły nie istnieją tu ograniczenia.
• Liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników – wspólnicy określają, na ile udziałów podzielony jest kapitał, jaką mają wartość i ile przysługuje poszczególnym wspólnikom.
• Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony – jeśli spółka powstaje na czas nieokreślony, można napisać słownie, że czas trwania spółki jest nieograniczony lub w ogóle pominąć ten podpunkt. W przypadku spółek zawiązywanych na czas oznaczony wskazuje się datę zakończenia umowy.

Brak wymaganych elementów w umowie spółki może uniemożliwić dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Niekompletna lub zawierająca błędy umowa może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków albo odrzuceniem wniosku o wpis.

Jeśli spółka została założona w formie aktu notarialnego, każda kolejna zmiana wymaga sporządzenia kolejnego aktu. Zmiana umowy spółki z o.o. musi być zgłoszona do KRS.

Umowa spółki z o.o. akt notarialny – jak się przygotować?

Przed sporządzeniem aktu notarialnego notariusz zapoznaje się z dokumentacją. Oto przykładowe dokumenty i informacje, które warto przygotować, aby przyspieszyć i ułatwić sporządzenie aktu:

• dowody osobiste wspólników oraz pełnomocników (o ile działają w sprawie);
• nazwa i siedziba zakładanej spółki;
• informacje o kapitale zakładowym spółki i wkładach wspólników: charakter (pieniężne/niepieniężne), wartość, sposób wniesienia;
• dokumenty dotyczące nieruchomości lub rzeczy wnoszonych jako wkład niepieniężny;
• projekt umowy spółki lub spis kluczowych klauzul (zasady podziału zysków, przenoszenia).

Korzyści z założenia spółki w formie aktu notarialnego

Jak już wyjaśniliśmy, spółka z o.o. może zostać nieodpłatnie założona elektronicznie (przy czym oczywiście dalej pozostanie kwestia uregulowania opłat sądowych za zarejestrowanie spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS oraz za ogłoszenie w MSiG).,. Z kolei zawarcie umowy u notariusza wiąże się z koniecznością zapłaty wynagrodzenia za dokonania czynności notarialnej, a wysokość taksy notarialnej uzależniona jest od wysokości kapitału zakładowego spółki. Notariusz dodatkowo pobierze podatek od czynności cywilnoprawnych od umowy spółki według stawki 0,5% i przekaże go do właściwego Urzędu Skarbowego. . Mimo wszystko założenie spółki w formie aktu notarialnego wiąże się z pewnymi korzyściami, które rekompensują konieczność poniesienia kosztów. Należą do nich:

• możliwość dostosowania umowy do potrzeb założycieli. Można na przykład ukształtować kwestię uprzywilejowania udziałów;
• pewność co zgodności postanowień umownych z prawem – notariusz bierze aktywny udział w zawieraniu umowy. Kontroluje, czy postanowienia są zgodne z obowiązującymi przepisami. Sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego daje większą pewność co do jej przyszłego wykonania;
• umowa zawierana przez system S24 uniemożliwia wniesienia aportu. W przypadku sporządzenia aktu notarialnego założyciele mogą swobodniej określić wkłady;
• umowa spółki z o.o. zawierana w systemie S24 nie pozwala na wprowadzenie szczególnych regulacji dotyczących podziału zysku, kompetencji poszczególnych organów, obowiązków nakładanych na wspólników czy innych niestandardowych postanowień. Każda z tych kwestii może zostać swobodnie określona w umowie sporządzonej w kancelarii notarialnej w formie aktu.