Protokół notarialny

>Protokół notarialny to urzędowy dokument sporządzany przez notariusza, w którym potwierdza on wystąpienie określonych faktów, zdarzeń lub czynności. Stanowi dowód ich zaistnienia oraz zapewnia bezpieczeństwo prawne stronom, które w tym zdarzeniu uczestniczą. Najczęściej spisuje się protokoły walnych zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, a także spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. Coraz częściej notariusze są proszeni o sporządzenie protokołu strony internetowej.

Protokół notarialny jest uregulowany przez art. 104 ustawy Prawo o notariacie. Określa on, że protokół jest spisywany w celu stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń prawnych oraz faktycznych, a szczególnie odwołujących się do stawiennictwa stron lub składanych oświadczeń przez strony. Na żądanie klienta można również sporządzić protokół na okoliczność niestawiennictwa drugiej strony.

Sporządzenie protokołu notarialnego – najważniejsze informacje

Protokół notarialny jest zawsze spisywany w formie aktu notarialnego.

Obowiązek spisania protokołu może wynikać z:

• ustawy,
• statutu,
• umowy,
• regulaminu,
• innego aktu o charakterze wewnętrznym osoby prawnej.

Najczęściej spisuje się protokoły walnych zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, a także spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych, przyjęcie papierów wartościowych, pieniędzy albo dokumentów na przechowanie.

Z praktyki notariuszy wynika, że protokół bardzo często potwierdza stawiennictwo bądź niestawiennictwo strony umowy.

Protokoły stawiennictwa i protokół niestawiennictwa u notariusza

Protokół stawiennictwa i niestawiennictwa stron czynności prawnej jest sporządzany w celu udokumentowania stawienia lub niestawienia się którejś ze stron. Może zostać sporządzony na żądanie jednej lub obu stron.

• Protokół może zostać sporządzony na żądanie jednej ze stron, gdy druga uchyla się od dokonania czynności, do której była zobowiązana. To popularna praktyka w sytuacji, gdy upłynął termin zawarcia przyrzeczonej umowy, a druga stron wciąż uchyla się od jej zawarcia (na przykład minął termin zawarcia umowy przenoszącej własność nieruchomości).
• Protokół stawiennictwa może być sporządzony w obecności obu stron w sytuacji, gdy nie potrafią dojść do porozumienia co do treści planowanej czynności. W protokole każda ze stron ma prawo do podania przyczyn, które, według niej, uniemożliwiają osiągnięcie porozumienia.
• Protokół stawiennictwa jest również spisywany na etapie poprzedzającym zawarcie umowy przedwstępnej – pełni funkcję protokołu uzgodnień. Taki protokół określa istotne kwestie, które muszą zostać ujęte w umowie.

Protokół prostujący do aktu notarialnego

Notariusz jest osobą zaufania publicznego, a dokonywane przez niego czynności notarialne mają charakter dokumentu urzędowego. Ciąży na nim ustawowy obowiązek czuwania nad zabezpieczeniem praw i interesów stron oraz innych osób, jeśli dokonywana czynność prawna skutkowałaby wystąpieniem dla nich skutków prawnych. Wszystkie zlecone czynności musi wykonywać starannie, ma obowiązek sprawdzania sporządzanych aktów.

Mimo najwyższej staranności w akcie notarialnym może pojawić się błąd. Błędy możemy podzielić na oczywiste i istotne. Najczęściej spotykane błędy oczywiste to błędy pisarskie, gramatyczne i stylistyczne, dotyczą pisowni nazwisk, nazw miejscowości, dat. Takie błędy są stosunkowo łatwe do sprostowania. Trudniejsze do naprawienia są błędy istotne, które mają wpływ na treść dokumentu.

Jeden i drugi typ błędów można usunąć u notariusza, choć w niektórych szczególnych sytuacjach nie będzie to możliwe. Ta droga będzie zamknięta, jeśli jedna ze stron umowy już nie żyje. W takiej sytuacji konieczne będzie wszczęcie postępowania sądowego.

Drobne błędy związane z zapisem („oczywiste omyłki pisarskie”, „błędy rachunkowe”, błędy stylistyczne, niewłaściwa numeracja), które nie mają wpływu na tworzoną przez akt prawny rzeczywistość, mogą zostać poprawione przez notariusza.

• Jeżeli zostaną zauważone przed podpisaniem dokumentu, wystarczy je po prostu skreślić i wprowadzić poprawki. Ważne, by były one czytelne. Ponadto wszelkie przekreślenia i poprawki powinny być omówione przed podpisaniem dokumentu przez strony. Przekreślenia, które nie zostaną omówione, uznaje się za niedokonane.
• Jeżeli błędy zostaną zauważone już po podpisaniu dokumentu, sprostowania dokonuje się poprzez podpisanie protokołu prostującego. Art. 80 § 4 Prawa o Notariacie przewiduje, że notariusz może sprostować w ten sposób niedokładności, błędy pisarskie, rachunkowe lub inne oczywiste omyłki. Sprostowanie nie może jednak dotyczyć kwestii, które mogłoby prowadzić do zmiany treści czynności prawnych.

W protokole nie wolno także dodawać elementów, które nie zostały wcześniej uwzględnione w akcie.

Po sporządzeniu protokołu na akcie notariusz zamieszcza adnotację wskazującą numer repertorium protokołu prostującego wraz z podpisem.

Protokół prostujący można sporządzić w dowolnym momencie, nawet kilka lat po sporządzeniu aktu.

Protokół strony internetowej

Protokół ze strony internetowej ma na celu potwierdzenie istnienie rzeczy, w tym przypadku strony internetowej pod wskazanym adresem URL i o określonej treści. Notariusza stwierdza, że wskazana w protokole strona internetowa w określonym czasie miała potwierdzoną zawartość. W przyszłości w razie sporu strona, której zależało na takim protokole, będzie w stanie dowieść, że opierała się na informacjach, które znajdowały się na stronie w chwili sporządzania protokołu.

Notariusz może potwierdzić treść dowolnej strony: portalu społecznościowego, sklepu internetowego, wizytówki internetowej.

Jak przebiega sporządzenie protokołu strony internetowej?

Notariusz otwiera stronę na swoim komputerze i wykonuje zrzut ekranu, a następnie drukuje ten zrzut. Sporządzony protokół będzie potwierdzał, że zamieszone obrazy strony przedstawiają faktyczną treść z dnia i godziny, w której został wykonany.