Akt notarialny

Akt notarialny to dokument urzędowy, który potwierdza wyrażenie woli dokonania czynności prawnej, np. przeniesienia własności nieruchomości. Może zostać sporządzony wyłącznie przez notariusza i dla swojej ważności musi zawierać określone elementy.

Zanim notariusz przystąpi do sporządzania aktu, musi zapoznać się z dokumentami tożsamości osób, które chcą go zawrzeć. Musi także upewnić się, że strony rozumieją treść umowy i są świadome konsekwencji prawnych, jakie wynikają z zawarcia umowy lub złożenia oświadczenia. Notariusz musi odmówić sporządzenia aktu, jeśli ma wątpliwości co do stanu świadomości którejkolwiek ze stron. Przykładowo nie może umożliwić zawarcia aktu osobie nietrzeźwej lub dotkniętej chorobą neurologiczną, która uniemożliwia zrozumienie sytuacji, w jakiej się znalazła.

Notariusz musi także upewnić się, że strony umowy są świadome tego, na co się umawiają. W trakcie zawierania aktu strony mogą zadawać pytania, a dodatkowo przed podpisaniem notariusz odczytuje na głos pełną treść aktu. Jeśli zauważy błąd lub nieścisłość, natychmiast nanosi poprawki.

Jak wygląda akt notarialny i co zawiera?

Akt notarialny to bardzo sformalizowany dokument. Aby był ważny, musi zawierać wszystkie elementy wymienione w ustawie Prawo o notariacie z dnia 14 lutego 1991 r. Art. 92 § 1 określa obowiązkowe elementy aktu notarialnego (dane do aktu notarialnego). Należą do nich:

• dokładna data sporządzenia aktu notarialnego (dzień, miesiąc i rok), a jeśli istnieje taka potrzeba lub zażąda tego którakolwiek ze stron, również godzina i minuta rozpoczęcia sporządzania i podpisania dokumentu;
• imię i nazwisko notariusza;
• wszystkie dane dotyczące stron aktu. W przypadku osób fizycznych to imię, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, numer PESEL. Jeśli stroną jest jednostka organizacyjna (firma, fundacja, stowarzyszenie), należy dodatkowo wskazać jej nazwę i siedzibę oraz pełne dane pełnomocników, o ile uczestniczą w procesie zawierania umowy;
• oświadczenia stron aktu wraz z powołaniem się na okazane dokumenty;
• na żądanie stron: stwierdzenie ważnych faktów czy okoliczności, które miały miejsce w trakcie podpisywania dokumentu;
• stwierdzenie, że akt notarialny został przez notariusza odczytany, a następnie przyjęty i podpisany przez strony;
• podpisy osób biorących udział w czynności notarialnej;
• podpis notariusza;
• informacja o pobranej opłacie, w tym o wysokości taksy notarialnej, tytuł Akt notarialny oraz numer repertorium.

W jakich sytuacjach zawiera się akt notarialny?

Zawarcie umowy w formie aktu notarialnego wiąże się z formalnościami i opłatami, których nie ma w przypadku zawarcia zwykłej umowy w formie pisemnej. Dlaczego strony decydują się na te dodatkowe obowiązki i koszty? W wielu sytuacjach to przepisy wymuszają zawarcie umowy w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności – to znaczy, że zawarcie umowy w innej formie spowoduje, że będzie ona nieważna.

Formy aktu notarialnego wymagają następujące umowy/oświadczenia:

• umowy przenoszące własność nieruchomości (sprzedaż, zamiana, darowizna nieruchomości);
• umowy dotyczące ustanowienia i przeniesienia użytkowania wieczystego;
• oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji do umowy najmu okazjonalnego;
• umowy ustanawiające odrębność własności lokalu;
• umowy i statuty spółek (komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej).

Kiedy jeszcze warto sporządzić akt notarialny?

Przepisy przewidują również sytuacje, w których strony mogą zadecydować, czy chcą zawrzeć umowę w formie aktu notarialnego, czy zwykłej pisemnej – wybór wiąże się jednak z konsekwencjami. Tak jest w przypadku darowizny. Może ona zostać zawarta w dowolnej formie, nawet ustnie. Zgodnie z art. 890 § 1 Kodeksu cywilnego, oświadczenie darczyńcy powinno być jednak złożone w formie aktu notarialnego. W przeciwnym razie umowa jest nieważna. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy przyrzeczone świadczenie zostało spełnione. Wówczas umowa darowizny jest ważna, nawet jeśli nie została zawarta w formie aktu notarialnego. Obowiązkowo formy aktu notarialnego wymaga jednak darowizna, której przedmiotem jest nieruchomość.

Ciekawym przypadkiem jest testament. Ostatnią wolę można spisać samodzielnie lub u notariusza i nie można powiedzieć, że którakolwiek forma jest „lepsza”. Oba testamenty wywołują identyczne skutki. Pewną wyższością testamentu notarialnego jest to, że prawnik czuwa nad poprawnością spisania postanowień i gwarantuje, że wszystkie oczekiwania spadkodawcy zostaną prawidłowo sformułowane. Ponadto notariusze rejestrują – na prośbę spadkodawcy – testament w Notarialnym Rejestrze Testamentów. Dzięki temu dokument nie zaginie i zostanie odczytany po śmierci spadkodawcy.

Akt notarialny – repertorium

Wszystkie czynności notarialne są ewidencjonowane przez notariusza w Repertorium A. Czynności są rejestrowane chronologicznie, a samo repertorium (skrót: „Rep.”) prowadzi się w cyklu kalendarzowym. Numer Repertorium A zostaje nadany dopiero po dokonaniu rejestracji czynności notarialnej.